Как правильно создать контрагента в 1С 8.3. (карточку контрагента (покупателя))

Правильность оформления первичных документов вас, как поставщика, для ваших покупателей во многом зависит от того, насколько правильно вы заведете контрагента в 1С. 

Итак, у вас появился потенциальный покупатель. Менеджер просит вас выставить клиенту счет и подготовить договор. Какие ваши действия?

Запросите у менеджера следующие документы:

1. Карточку организации (клиента)

2. Доверенность, приказ или иной документ, дающий полномочия для подписания договора со стороны покупателя. Если договор будет подписывать директор - то запросите банковскую карточку с образцами подписей.

3. Учредительные документы - копию Устава (страницы: титульная, страница с наименованием организации, адресом местонахождения, срок и перечень полномочий исполнительного органа, штамп и печать государственной регистрации организации), копию свидетельства ОГРН и ИНН, копию Протокола о создании организации, копию Приказа о назначении исполнительного органа (директора, ген.директора).

Приступаем к созданию контрагента в 1С.

Справочники - Покупки и Продажи - Контрагенты

Вы можете в справочнике “Контрагенты” создать папки для отдельных групп контрагентов. Например, папку Покупатели, Поставщики и т.д. Можете создать контрагента без принадлежности к группе. Чтобы создать папку, нужно нажать на кнопку “Создать группу”. Далее щелкнуть 2 раза мышкой по созданной группе - вы попадаете в созданную группу, и далее нажать на кнопку “создать”.

Внимательно изучите карточку предприятия, которую вам прислал контрагент.

Очень часто контрагенты имеют разветвленную структуру, которая включает головные организации и филиалы. При этом покупателем может являться головная организация, а грузополучателем и плательщиков филиал. В таком случае, вам необходимо создать 2 организации - головную и филиал, чтобы при формировании счета на оплату, а в дальнейшем отгрузочных документов, вы смогли правильно отразить реквизиты покупателя и грузополучателя.

Особенности таких контрагентов: головная организация и филиал имеют одинаковый ИНН, но РАЗНЫЕ КПП, потому что у них разные адреса места нахождений и регистрации в ИФНС.

Итак, создаем головную организацию.

 Если у вас есть поддержка сайта ИТС, то достаточно скопировать и вставить ИНН в документ создания контрагента в 1С, далее нажать "Заполнить"

Если поддержки с сайта ИТС нет, и автоматическое заполнение реквизитов невозможно, заполняем вручную.

1. Выбираем “Вид контрагента”. Для головной организации с филиальной структурой и для обычных юридических лиц (ООО, АО, ПАО - все что не Индивидуальный предприниматель) - выбираем “юридическое лицо”. Для индивидуальных предпринимателей выбираем “физическое лицо”.

2. Вводим “наименование”. Эта строка предназначена для визуализации в программе 1С. То есть вы можете указать наименование так, как вам удобно для дальнейшего распознавания контрагента.  

   

    

   3. Вводим ИНН, КПП, ОГРН

   4. Вводим юридический, почтовый адрес

   5. Заполняем дополнительную информацию - телефоны, электронные адреса (попросите электронку бухгалтерии). Важно заполнить это сразу в момент формирования контрагента в 1С. Если вы будете сотрудничать с контрагентом, при заполненных электронных адресах, вы сможете непосредственно из 1С отправлять акты сверок на e-mail контрагента, что существенно сократит ваше время на данную работу.

    

   

    

    

   6. Нажимаем “Записать”

   7. Заполните “контактные лица” - подписантов со стороны вашего контрагента. Вкладка “Контактные лица” - создать

   

   8. Нажимаем “Записать и закрыть"

   9. Переходим к созданию филиала. Действия такие же, как описаны выше. Отличие в следующем:

   9.1. Вид контрагента - “обособленное подразделение”

   9.2. Наименование филиала - копируем из карточки в строку “Наименование” (здесь в данном случае вы можете поставить так - УРАЛТЕХ ОХК АО (ФИЛИАЛ в Кирове) и “Полное наименование” (точно скопировать из карточки)

   9.3. Головной контрагент - выбираем созданную головную организацию (можно ввести ИНН, программа подхватит)

   9.4. ИНН заполняется автоматически программой (такой же как у головной организации)

   9.5. КПП копируем из реквизитов филиала

   9.6. Заполняем адреса и контакты

   9.7. Заполняем контактные лица.