Как оприходовать в 1С 8.3. канцтовары

Практически каждая организация приобретает канцтовары. Как занести поступление канцтоваров в 1С? Даем подробную инструкцию.

Кратко о номенклатурной группе.

Канцтовары относятся к номенклатурной группе “Инвентарь и хозяйственные принадлежности”. В этой группе создайте папку “Канцтовары” и уже в ней заводите названия приобретаемых ТМЦ.

Кратко о принципе формирования номенклатуры для канцтоваров.

Канцтоваров великое множество, вариантов названия одного и того же канцтовара у разных поставщиков также может быть несколько. Чтобы не “раздувать” справочник 1С, упрощайте наименования приобретаемых ТМЦ по смыслу. Например, вы можете покупать “Этикетка самоклеящаяся LOMOND на листе ф А4, 24 этик., размер 70х37мм, лим.-желтая, 50л.(2130165)” - такое название стоит в первичном документе от Поставщика. Поскольку вы эти этикетки приобретаете как канцтовары и не собираетесь их перепродавать, характеристики типа производителя, цвета вам не нужны. В справочник 1С можно завести название “Этикетка самоклеящаяся 70*37 мм”.

Счет учета для канцтоваров.

Канцтовары следует учитывать на счете 10.09 “Инвентарь и хозяйственные принадлежности”. Счет НДС - 19.03 “НДС по купленным товарам и тмц”.

Итак, вам привезли канцтовары. Приемку по количеству осуществляет ответственный за это сотрудник вашей организации. Он же и расписывается в товарной накладной ТОРГ-12 или УПД в строке - “Груз получил” (должность, подпись, расшифровка, дата).

Далее документы поступают в бухгалтерию.

1. Проверяем комплектность документов. Если поставка с НДС, то у вас на руках должен быть комплект счет+ТОРГ-12+счет-фактура или счет+УПД со статусом 1. Если поставка без НДС, то у вас на руках  - счет+ТОРГ-12 или счет+УПД со статусом 2.
2. Проверяем наличие подписей и печатей. Подробнее о первичной документации читайте здесь.
3. Ставим свою подпись в строке “Груз принял грузополучатель” в ТОРГ-12 или “Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни” в УПД + должность + расшифровку + печать.

4. Заводим документ в 1С

Меню Покупки - Поступление (акты, накладные)

В строке Контрагент вводим ИНН поставщика, чтобы отобрать все приходы данного поставщика

Если с данным Поставщиком работаете впервые, то действуем следующим образом:

1. Покупки - Поступление 
2. Поступление - Товары (создать)

3. Открывается пустой документ Поступление

4. Нажимаем на стрелочку (1) в поле контрагент и далее на плюсик (2) в открывшемся списке

5. В открывшейся карточке контрагента (создание) вводим ИНН и нажимаем “Заполнить по ИНН” (если у вас есть поддержка от ИТС. Если нет ИТС, тогда вбиваем реквизиты построчно вручную.

 Подробнее о создании контрагента в 1С читайте здесь. 

6. Нажимаем "Записать и закрыть", возвращаемся в документ "Поступление".

7. Переносим данные из первичного документа в 1С

Шаг 1. Вводим номер и дату первичного документа (ТОРГ-12 или УПД). Номер должен быть перенесен в 1С строго так, как он указан в первичном документе с соблюдением знаков, пробелов, регистра букв и т.д.

Вводим дату фактического получения ТМЦ (вторая дата, строка ниже, на картинке выделено зеленым)

Шаг 2. Выбираем организацию, на которую покупались данные ТМЦ, то есть одну из ваших организаций

Шаг 3. Выбираем склад. В 1С может быть создано несколько складов под разные виды деятельности.

Шаг 4. Смотрим счета расчетов. Если ТМЦ приобретаются у российского поставщика, то счета учета должны быть 60.01, 60.02. 

Шаг 5. Выбираем договор. Если договора нет, ставим “Без договора” (просто создается новый договор (нажать в строке договора на стрелочку смотрящую вниз и далее нажать на плюсик в нижнем правом углу открывшегося списка) и вместо его названия пишется “Без договора”)

Шаг 6. Смотрим какой у нас принцип расчета НДС. Может быть НДС сверху (это когда цена ТМЦ вводится без НДС). Может НДС в сумме (это когда цена ТМЦ вводится с НДС в том числе).

Если выставить “НДС сверху”, то из первичного документа поставщика необходимо брать цену товара без НДС.

Если выставить “НДС в сумме”, то из первичного документа поставщика необходимо сначала проставить в 1С количество и далее общую сумму по строке данного товара - тогда цена с НДС программа посчитает автоматически.

Шаг 7. Выбираем или создаем номенклатурную единицу (ТМЦ).

Шаг 8. Выбираем единицу измерения.

Шаг. 9. Вводим количество, цену, сумму. Если у вас “НДС сверху”, то вводим количество и цену. Если “НДС в сумме”, то вводим количество и общую сумму по строке товара.

Шаг 10. Вводим номер и дату счет-фактуры или УПД строго как в документе поставщика

Шаг 11. Нажимаем “Зарегистрировать” счет-фактуру

Шаг 12. Проверяем итоговые суммы - сумму документа и сумму НДС. 

Если сумма НДС или сумма отличаются, проверяем документ построчно, сравнивая суммы и суммы НДС

8. Проверяем счет учета и счет НДС

9. Нажимаем Провести и закрыть

10. Отмечаем получение оригиналов документов от Поставщика