Бухгалтерия и Финансы предприятия
- БухФинЭксперт -
Что нужно знать о первичной документации начинающему бухгалтеру
Перечень бухгалтерских и первичных документов раскрыт в федеральном законе 402-ФЗ "о бухгалтерском учете". Первичные документы хранятся 4 года и нужны в основном для ИФНС в качестве подтверждения правильности формирования налоговой базы. Также первичные документы часто нужны в судебных процессах при спорах с контрагентами
Обязательные первичные документы:
1. Договор
2. Счет на оплату
3. Товарная накладная (или акт о выполненных работах, оказанных услугах)
4. Счет-фактура
5. УПД (универсальный передаточный документ) как замена товарной накладной (акта) и счет-фактуры)
1. Товарной накладной, Акта о выполненных работах (услугах)
2. Счет-фактуры
3. УПД
Компания купила ТМЦ. ТМЦ пришли от поставщика. В руки бухгалтеру попали документы. Какие ваши действия:
а) Изучите документы - что именно вы получили
б) Убедитесь, что ТМЦ приняты ответственными лицами вашей организации. Доказательством тому будет служить подпись принявшего груз в товарной накладной или УПД. Если речь идет об услугах - то роспись о ответственного лица должна стоять в акте выполненных работ.
в) Проверьте правильность оформления и комплектность пакета документов от поставщика.
- Если оказана услуга без НДС - Договор, счет, акт выполненных работ (услуг) или УПД со статусом 2
- Если оказана услуга с НДС - Договор, счет, акт выполненных работ (услуг) .счет-фактура или УПД со статусом 1
- Если куплены товарно-материальные ценности (ТМЦ) без НДС - Договор, счет, товарная накладная (торг-12) или УПД со статусом 2
- Если куплены товарно-материальные ценности (ТМЦ) с НДС - Договор, счет, товарная накладная (торг-12), счет-фактура или УПД со статусом 1
- Проверьте дату договора
- Проверьте наименование Поставщика, ФИО подписанта и его полномочия. Если в договоре указаны в качестве оснований для права подписи договора - Приказ или Доверенность - попросите вам предоставить их скан-копии
- Проверьте наименование Покупателя (то есть вашей организации), должность, ФИО подписанта и основания
- Проверьте предмет договора - что вы купили или какой услугой воспользовались
- Проверьте срок действия договора - окончание срока действия договора должно быть актуальным.
- Проверьте реквизиты сторон - Ваши и реквизиты Поставщика.
- Проверьте наличие подписей и печатей. Подпись Представителя Поставщика сверьте с подписью в Приказе или доверенности. Если расписывается директор или генеральный директор, действующие на основании Устава - запросите карточку с образцами подписей. Это нужно, чтобы убедиться, что подпись оригинальная.
- проверьте реквизиты поставщика
- проверьте реквизиты покупателя (то есть вашей организации)
- проверьте сумму
- проверьте наличие суммы НДС (есть НДС или счет без НДС). Касательно НДС и сумм - их размер должны быть одинаковыми во всех первичных документах по данному поступлению.
- проверьте подписи и печать со стороны Поставщика
- Убедитесь, что услуга или работы выполнены полностью, ответственный за работу с этим поставщиком сотрудник вашей компании подтвердил факт приемки работ (услуг). Попросите его расписаться на акте (например, внизу: выполненные работы (услуги) приняты. Должность, ФИО, подпись, дата)
- проверьте реквизиты поставщика
- проверьте реквизиты покупателя (то есть вашей оргнаизации)
- проверьте сумму
- проверьте наличие суммы НДС (есть НДС или счет без НДС). Касательно НДС и сумм - их размер должны быть одинаковыми во всех первичных документах по данному поступлению.
- проверьте подписи и печать со стороны Поставщика
- поставьте подпись и печать со стороны вашей организации
- Убедитесь, что ТМЦ получены и претензий к ним нет, ответственный за работу с этим поставщиком сотрудник вашей компании подтвердил факт приемки ТМЦ. Попросите его расписаться в ТОРГ-12 в строке “Груз принял”
- проверьте реквизиты поставщика и грузоотправителя
- проверьте реквизиты покупателя и грузополучателя (то есть вашей организации)
- проверьте сумму
- проверьте наличие суммы НДС (есть НДС или счет без НДС). Касательно НДС и сумм - их размер должны быть одинаковыми во всех первичных документах по данному поступлению.
- проверьте подписи и печать со стороны Поставщика
- поставьте подпись и печать со стороны вашей организации в строке “Груз получил грузополучатель”
- проверьте актуальность бланка. В 2020 году действует редакция постановления Правительства Российской Федерации от 19 августа 2017 г. № 981 (это прописывается в правом верхнем углу документа)
Отличительные строки в документе - идентификационный номер гос.контракта, код вида товара, регистрационный номер таможенной декларации.
- проверьте реквизиты поставщика и грузоотправителя. Самый важный реквизит ИНН
- проверьте реквизиты покупателя и грузополучателя (то есть вашей организации). Самый важный реквизит ИНН
- проверьте сумму
- проверьте наличие суммы НДС (есть НДС или счет без НДС). Касательно НДС и сумм - их размер должны быть одинаковыми во всех первичных документах по данному поступлению.
- Проверьте ставку НДС. Не может быть ставки 18%.
- проверьте подписи со стороны Поставщика. Если Поставщик индивидуальный предприниматель, то в счет-фактуре будет только одна подпись в строке индивидуальный предприниматель или уполномоченное лицо. Если поставщик Организация, то подписей должно быть 2 - в строке “руководитель организации или уполномоченное лицо” + в строке “Главный бухгалтер”
- Печатей в счет-фактуре быть НЕ должно.
- Убедитесь, что ТМЦ или услуги (работы) получены и претензий к ним нет, ответственный за работу с этим поставщиком сотрудник вашей компании подтвердил факт приемки ТМЦ или услуг (работ). Попросите его расписаться в УПД в строке “Груз принял”
- проверьте актуальность бланка. В 2020 году действует редакция постановления Правительства Российской Федерации от 19 августа 2017 г. № 981 (это прописывается в правом верхнем углу документа)
Отличительные строки в документе - идентификационный номер гос.контракта, код вида товара, регистрационный номер таможенной декларации.
- проверьте статус документа. Если 1 - то УПД выполняет роль ТОРГ-12 (акта выполненных работ, услуг) + счет-фактура. Если 2 - то УПД выполняет роль только торг-12 и акта. Если у вас поступление с НДС, а статус у документа 2 - требуйте замену, потому что по такому документу нельзя будет принять НДС к вычету. БУДЬТЕ здесь ВНИМАТЕЛЬНЫ.
- проверьте реквизиты поставщика и грузоотправителя. Самый важный реквизит ИНН
- проверьте реквизиты покупателя и грузополучателя (то есть вашей организации). Самый важный реквизит ИНН
- проверьте сумму
- проверьте наличие суммы НДС (есть НДС или счет без НДС). Касательно НДС и сумм - их размер должны быть одинаковыми во всех первичных документах по данному поступлению.
- Проверьте ставку НДС.
Не может быть ставки 18%.
- проверьте подписи и печать со стороны Поставщика (подписей должно быть 4)
- поставьте подпись и печать со стороны вашей организации в строке “Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни”
1. недопустимы факсимильные подписи. Факсимильная подпись похожа на подпись, сделанную гелевой или капиллярной ручкой. Отличить можно визуально - факсимильная подпись строго одинакова всегда и везде. В остальных случаях подпись имеет отличие - в наклоне, в высоте, ширине и т.д.
2. подпись должна принадлежать подписанту, указанному в документе. Если стоит фамилия Орлов, а подпись читается как, например, “Морозова”, попросите поставщика заменить документ, либо предоставить доверенность / приказ на фактически подписавшего документ.
3. если в документе все подписи сделаны одним лицом, то это возможно лишь в 2-х случаях: если подписывает руководитель предприятия (его подпись можно сверить по договору, по банковской карточке с образцами подписей), либо уполномоченное лицо (должна быть обязательно доверенность или приказ).
Кратко по теме:
