Урок 11: Расходы на текущий и капитальный ремонт

Разберемся в понятиях капитальный и текущий ремонт.

Капитальные ремонт улучшает состояние объекта. Это большой объем работ, выполнение которых занимает продолжительное время. Такой ремонт осуществляется раз в несколько лет.

Текущий ремонт проводится регулярно.

Для бухгалтерского и налогового учета важно разделять ремонтный работы в зависимости от степени улучшения состояния объекта:

• ремонт

• реконструкция

• модернизация (достройка, дооборудование)

• техническое перевооружение

Именно от этого разделения зависит то, будем ли мы увеличивать стоимость основного средства, если мы являемся его собственником, или будем ли амортизировать затраченную сумму, если объект арендованный и ремонтные работы относятся к капитальным вложениям.

Затраты на ремонтные работы (текущий и капитальный) списываются сразу в расходы текущего периода и не увеличивают стоимость основного средства.

Затраты на реконструкцию и модернизацию при условии улучшения качественных характеристик (появление новых функций) объекта увеличивают его первоначальную стоимость.

Для целей учета налога на прибыль (в налоговом учете) может быть создан резерв под будущий ремонт, тогда расходы будут учитываться равномерно в течение нескольких периодов. Создание резерва под ремонт основных средств необходимо прописать в учетной политике для целей налогового учета. В бухгалтерском учете создание такого резерва не предусмотрено. 

Как сформировать и учесть резерв на ремонт основных средств?

Для вычисления суммы резерва необходимы данные:

• Сумма первоначальных стоимостей эксплуатируемых основных средств на начало налогового периода, в котором планируется создание резерва

• норматив отчислений в резерв. Показатель рассчитывается индивидуально и указывается в учетной политике. Для расчета норматива отчислений необходимо выявить наименьшую из сумм: либо сметная стоимость планируемых ремонтов (в том числе стоимость материалов, заработная плата, отчисления с нее, услуги сторонних компаний), либо средняя сумма выполненных за последние 3 года ремонтных работ. 

Предельная величина резерва можно увеличить, если есть смета, подобный ремонт ранее не проводился (в предыдущие 3 года). 

 

ГОДОВОЙ норматив отчислений в резерв = предельная величина резерва / Сумма первоначальных стоимостей эксплуатируемых основных средств

 

Отчисления в резерв осуществляются ежеквартально и уменьшают базу по налогу на прибыль.

Понесенные в результате ремонтных работ расходы списываются за счет резерва. Недостающая сумма единовременно включается в расходы текущего налогового периода. Превышающая резерв сумма включается в доходы и увеличивает базу по налогу на прибыль. 

Если вы накапливаете средств на очень дорогостоящий ремонт более одного года, то остаток резерва не нужно списывать в доходы. Он переносится на следующий налоговый период.

 

Ремонтные работы оформляются документами:

1. дефектный акт. 

2. приказ о проведении ремонта с указанием причин, сроков и способов ремонта

3. акт сдачи в ремонт

4. акт приемки из ремонта

 

Если ремонтируемое имущество находится в собственности организации, то расходы на ремонт можно включить:

1. Стоимость запчастей

2. Стоимость расходных материалов

3. Заработная плата и взносы сотрудников, выполняющих ремонт

4. Командировочные расходы

5. Стоимость услуг сторонних подрядчиков

Расходы включаются в состав косвенных расходов в целях учета налога на прибыль.

 

Если вы сдаете имущество в аренду.

При сдаче в аренду транспортного средства, все виды ремонта должны выполняться силами и средствами арендатора. Если вы, как арендодатель, отремонтируете транспортное средство, принять к расходу такие затраты для целей налогообложения прибыли не сможете, даже если пропишете это в договоре аренды.

В остальных случаях распределение обязанности по ремонту закрепляется в договоре.

Прокат.

Расходы на ремонт ложатся на плечи арендодателя

Лизинг 

Расходы на капитальный и текущий ремонт предмета лизинга несет лизингополучатель, если иное не предусмотрено договором лизинга. Для включения ремонтных затрат в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, к моменту ремонта объект лизинга уже должен использоваться (эксплуатироваться) компанией. 

 

Если вы арендуете оборудование и собираетесь его ремонтировать или модернизировать

Расходы на ремонт можно учесть в составе расходов, если в договоре указано, что ремонт оборудования осуществляется силами арендатора. Обратите внимание на то, какой ремонт выполняется - текущий или капитальный. 

Модернизация, переоснащение оборудование - такие расходы увеличивают первоначальную стоимость оборудования и подлежат амортизации. Если арендатор планирует модернизацию или переоснащение оборудования, то на это ему необходимо получить в письменном виде: 

• согласие, 

• является ли оборудование амортизируемым

• срок полезного использования оборудования

Если расходы будут оплачиваться арендатором, то их необходимо учесть как основное средство и амортизировать.

Если расходы будут компенсированы арендодателем, то их, естественно, учитывать не нужно. 

 

Если арендуете помещение, здание и собираетесь делать в нем ремонт. 

 

Внимательно изучите договор. Чтобы принять расходы на ремонт в своем учете, необходимо, чтобы в договоре аренды была прописана обязанность или право осуществлять текущий и капитальный ремонт силами арендатора.

Если ремонт - это обязанность арендатора либо арендатор обязан возместить затраты на ремонт, принять расходы к учету НЕЛЬЗЯ.

 

Если ремонтируемое имущество вы арендуете, то здесь важно различать такие понятия, как:

1. текущий и капитальный ремонт без изменения качеств и свойств объекта

2. отделимые улучшения

3. неотделимые улучшения

4. благоустройство прилежащей территории

 

Затраты на ремонт признаются полностью в составе косвенных расходов для целей налогообложения прибыли единовременно или частями в зависимости от того, создавался ли резерв под ремонт в налоговом учете. Как уже говорилось выше для того, чтобы вы могли принять расходы на ремонт в целях налогообложения прибыли, в договоре аренды должно быть указано, что ремонт производится силами арендатора.

Иногда ремонт заключается в том, чтобы сделать помещение функционально и качественно лучше. Затраты на такие работы стоит относить к затратам на улучшение. 

Улучшить функции и качество помещения - это значит, что-то достроить, укрепить, надстроить, монтаж вентиляции, отопление, канализация (если их раньше не было).

Также стоит здесь определить - эти улучшения ОТДЕЛИМЫЕ или НЕОТДЕЛИМЫЕ ?

Отделимое улучшение - это когда то, что вы сделали можно демонтировать (в том числе с проведением косметического восстановительного ремонта) без причинения ущерба основной конструкции здания. 

На создание неотделимых улучшений необходимо получить согласие собственника, а также информацию об остатке срока амортизации основного объекта. Именно остаток срока амортизации основного объекта будет определять срок, который необходимо установить для начисления амортизации неотделимого улучшения. Неотделимые улучшения необходимо учитывать как основное средство и амортизировать В ТЕЧЕНИЕ всего СРОКА ДОГОВОРА АРЕНДЫ, если оно подлежит амортизации у собственника (на это необходимо получить от собственника письменную информацию). В договоре аренды должно быть прописано, что расходы НЕ ВОЗМЕЩАЮТСЯ АРЕНДОДАТЕЛЕМ. Срок амортизации неотделимых улучшений определяется сроком договора аренды и сроком их полезного использования согласно письму от собственника. Примеры неотделимых улучшений - пристрой, надстрой, установка вентиляции.

Замена окон, дверей, перепланировка без увеличения площади - это ремонт

Установка кондиционеров - это отделимое улучшение

Установка системы вентиляции - неотделимое улучшение

 

Если объект не подлежит амортизации - расходы на неотделимые улучшения можно списать в состав материальных расходов. 

Если на монтаж неотделимых улучшений у вас нет письменного согласия собственника, принимать такие расходы и уменьшать базу по налогу на прибыль НЕЛЬЗЯ. 

По окончании договора аренды (даже если потом будет заключен новый договор аренды на тот же объект) неотделимые улучшения становятся собственностью арендодателя. Недоамортизированную сумму учесть в расходах НЕЛЬЗЯ. Передачу улучшений необходимо осуществить как безвозмездную и начислить с нее НДС. 

Если договор пролонгируется дополнительным соглашением, то начисление амортизации сохраняется и продолжается.

 

Пожарная сигнализация - неотделимое улучшение, но у нее САМОСТОЯТЕЛЬНЫЙ срок использования. Срок использования самого здания на амортизацию пожарной сигнализации не влияет.

Расходы на неотделимые улучшения у АРЕНДАТОРА включаются в базу по НАЛОГУ НА ИМУЩЕСТВО. налог на имущество начисляется до окончания договора аренды. 

 

Проводки по учеты затрат на монтаж неотделимых улучшений, если получено письменное согласие собственника: 

Д08К60 - учтены затраты на монтаж неотделимых улучшений

Д19К60 — учтена сумма НДС по неотделимым улучшениям

Д68.02К19 — сумма учтенного НДС принята к вычету

Д01К08 — затраты на неотделимые улучшения приняты к учеты в качестве основного средства со сроком амортизации, равном сроку амортизации основного объекта ,к которому делались улучшения (исключение - пожарная сигнализация). 

Д26,25,20,44К02 — Начислена амортизация по неотделимым улучшениям. 

При расторжении или окончании срока договора аренды неотделимые улучшения необходимо БЕЗВОЗМЕЗДНО передать арендодателю:

Д02К01 — сформирована остаточная стоимость неотделимых улучшений

Д91.02К01 — остаточная стоимость неотделимых улучшений отнесена на НЕ УЧИТЫВАЕМЫЕ прочие расходы  

Д91.02К68.02 — Начислен НДС на стоимость безвозмездно передаваемых неотделимых улучшений. То есть сумма начисленного НДС должна начисляться на остаточную стоимость передаваемых неотделимых улучшений.

Еще раз:

Если арендодатель не согласовал вам письменно ваши работы по улучшению помещения, то расходы в налоговом учете не принимаются. Входящий НДС по всех затратам для приобретения и монтажа конструкций не учитывается. 

Расходы на благоустройство прилежащей территории

 

Успех бизнеса во многом определяет комфорт и сервис, предлагаемый клиенту. Поэтому собственники и арендаторы торговых, офисных, складский помещений тратят деньги и обустраивают прилегающую территорию - оборудуют парковки, асфальтируют и освещают дороги, разбивают газоны. Или, наоборот, стараясь оградить себя и посещающих предприятия контрагентов от чужих глаз, строят заборы. 

Как правильно обосновать и учесть такие расходы?

Расходы на благоустройство территории - это частый предмет споров с ИФНС. Налоговики отсекают эти расходы и не разрешают принимать к вычету входящий НДС по таким расходам. Их позиция такова: расходы на благоустройства не связаны с коммерческой деятельностью и не приносят доход.

Задача бухгалтера документально убедить ИФНС, что необходимость благоустройства территории вызвана вескими причинами. 

Во-первых, это различные нормативные акты, Санитарные правила и нормы, местные законодательные акты, где могут прописываться правила эксплуатации объектов, обязанности собственников и арендаторов по озеленению и освещению территорий, обеспечению соблюдения мер противопожарной безопасности. Например, если у вас автосервис или заправка, то вы по СНиПу обязаны заасфальтировать территории и застелить газоном. А если у вас торговое предприятие, то вы обязаны сделать парковку, чтобы исключить остановку автомобилей и прочего транспорта во дворах близлежащих домов.

Собственник здания обязан по закону производить планово-предупредительный ремонт и благоустраивать территорию. Также по местным градостроительным законам собственник здания обязан перед вводом в эксплуатацию провести работы по благоустройству территории - какие, читайте в законодательных актах своего региона или города. 

Получается, что согласно законам, если не произвести требуемое благоустройство территории, компании будет отказано в получении разрешения на эксплуатацию. Значит, организация не сможет осуществлять деятельность и получать прибыль. 

Если не удается найти ничего подходящего для обоснования необходимости благоустройства прилежащей территории в законах, то можно разработать локальные документы:

1. Приказ руководителя организации о необходимости затрат на благоустройства как мера увеличения прибыли за счет повышения лояльности контрагентов и т.д. 

Обоснование № 1- производственная необходимость.

Грузоперевозчику необходима стоянка для грузового транспорта, складской или производственной компании нужна хорошая дорога и парковка для грузового транспорта, торговому центру нужны парковки для покупателей, любой компании нужна парковка для служебных автомобилей или отремонтированная дорога в качестве единственного подъездного пути. 

 

Обоснование № 2 - безопасность. Установка системы видеонаблюдения, монтаж пропускного пункта. 

 

Обоснование № 3 - эстетическое благоустройство. Газоны, многолетние насаждения, скульптуры. 

 

Обоснование № 4 - комфорт. Асфальтирование, игровые площадки, скамейки.

 

2. Положение об охране труда. Этот локальный документ можно дополнить пунктами о благоустройстве прилежащей территории как мероприятия по охране труда в целях обеспечения безопасности работников и сохранности принадлежащего им имущества.

Сюда можно отнести - стоянка для автомобилей и прочего транспорта сотрудников, благоустройство тротуаров, дороги, высадка деревьев вокруг зданий для создания тени и улучшения экологической безопасности сотрудников. 

 

3. Договор аренды с выделенными пунктами касательно благоустройства территории. Или дополнительное соглашение к действующему договору аренды.

Вариант № 1. Благоустройство территории является условием возможности предоставления здания в аренду на длительный срок. 

Формулировка пункта договора аренды может быть такой: “Срок аренды устанавливается с 10 августа 2019 по 09 августа 2030 года при условии проведения арендатором мероприятий по благоустройству территории согласно смете, являющейся неотъемлемой частью договора.” или “При проведении мероприятий по благоустройству территории арендатор имеет преимущественное право на пролонгацию договора по истечению срока его действия.”

Вариант № 2. Благоустройство по мере необходимости. 

Формулировка может быть такой: “Арендатор обязан производить мероприятия по благоустройству земельного участка вокруг арендованного здания в объемах, чтобы его состояние было не хуже, чем в момент передачи по настоящему договору аренды.”

 

Расходы по благоустройству территории обязательно должны быть документально подтверждены:

договор на поставку или выполнение работ (оказание услуг)

акт выполненных работ, товарная накладная, счет-фактура поставщика

акты о при­е­ме-пе­ре­да­че объ­ек­тов бла­го­устрой­ства на каж­дый при­ни­ма­е­мый ин­вен­тар­ный объ­ект.

 

Если расходы на благоустройство составили менее 40 000 рублей (100 000 рублей для целей налогового учета) и срок их полезного использования менее 12 месяцев, то учитываем их в составе прочих. 

 

Если в результате работ по благоустройству получен объект стоимостью более 40 000 рублей (более 100 000 рублей для налогового учета) и сроком эксплуатации свыше 12 месяцев, то объект необходимо принимать к учету в качестве амортизируемого основного средства. 

 

В качестве отдельных объектов можно учитывать: каждую отдельную заасфальтированную дорожку, комплекс объектов (все дорожки или все многолетние насаждения).

Если вы благоустраиваете арендованную территорию, то это будет считаться неотделимым улучшением. О них сказано в предыдущем уроке. 

 

Если вы благоустраиваете территорию, которая не находится у вас в собственности и которую вы не арендуете - такие затраты невозможно будет обосновать и учитывать их ни в коем случае нельзя. 

 

Первоначальная стоимость объекта благоустройства = сумма затрат на его создание и доведения до состояния, пригодного к эксплуатации без НДС. 

Все созданные объекты благоустройства, которые признаны недвижимым имуществом (фонарное освещение, пропускной пункт), подлежат налогообложению по налогу на имущество. Неотделимые улучшения (например пристрой к зданию козырька для создания тени для зоны отдыха или автопарковки) включаются в базу по налогу на имущество, если капитальные вложения относятся к недвижимости.