Урок 12: Расходы на содержание служебного и арендованного транспорта

Компенсация использования личного авто в служебных целях. Расходы на такси. Учет расходов на ГСМ.

Для осуществления коммерческой деятельности организации могут:

• покупать и содержать собственный транспорт

• арендовать транспорт

• периодически задействовать транспорт сотрудников

• пользоваться услугами такси.

Какие расходы можно учесть в налоговом учете в каждом случае - давайте разберемся.

Собственный транспорт.

В зависимости от целей, организация вправе приобрести любое транспортное средство. Единственное условие - его эксплуатация должна быть направлена на получение прибыли. А если дело касается принятия НДС к вычету с покупки, то авто должно эксплуатироваться в НДС-облагаемой деятельности. Эксплуатация транспортного средства должна подтверждаться путевыми листами.

Содержание собственного служебного транспорта может подразумевать следующие расходы:

1. Парковка. Если у организации отсутствует парковка (парковочное место), то расходы на платную парковку принимаются в налоговом учете. Неважно, каким образом производится оплата за парковку - безналичным перечислением или наличной оплатой, главное, чтобы при этом у организации были корректно оформленные документы - договор, акт об оказанных услугах, электронный бланк строгой отчетности с QR-кодом. 

2. Мойка автомобиля. Расходы уменьшают базу по налогу на прибыль. Опять же, где важно наличие документов - акт об оказанных услугах или электронный бланк строгой отчетности с QR-кодом. Некоторые компании, предлагающие услуги топливных карт, внедряют и услуги мойки и парковки. То есть осуществляя парковку или мойку служебного транспорта в определенных компаниях, можно быть уверенным в том, что подтверждающие факт мойки или парковки документы будут оформлены должным образом и не вызовут претензий со стороны ИФНС.

3. Гарантийное и плановое ТО, ремонт. Затраты на техническое обслуживание и ремонт транспортных средств предприятий также принимается к расходу по налогу на прибыль при наличии корректно оформленных документов.

4. Штрафы. Штрафы ГИБДД, оплата штрафной стоянки не принимаются к расходам для целей налогообложения прибыли. Учитываются в составе прочих, НЕ УЧИТЫВАЕМЫХ.

5. Дополнительное оборудование. Установку системы сигнализации, аудиосистемы, установка газового оборудования не включается в первоначальную стоимость транспортного средства и учитывается отдельно. При стоимости менее 40 000 р (100 000 р для налогового учета) - расходы списываются единовременно. При стоимости свыше 40 000 р (100 000 р для налогового учета) такое дополнительное оборудование необходимо учитывать как основное средство и начислять амортизацию. 

6. Зимняя и летняя резина. Расходы на приобретение и монтаж сезонных шин, а также их хранение (если отсутствуют собственные места хранения) принимаются в налоговом учете. Необходимо вести карточки учета автомобильных шин.

7. Страхование ОСАГО и КАСКО. Стоимость полисов также принимается к учету в расходах по налогу на прибыль. Поскольку полис имеет срок действия, то его стоимость необходимо принимать к расходу постепенно, в течение срока действия и вести учет на счете 97.21. 

Арендованный траснпорт.

Организация может арендовать транспорт у собственных сотрудников, третьих лиц, в том числе и юридических. Аренда транспорта подразумевает:

1. Наличие договора аренды с прописанными в нем обязательствами касательно ремонта, страхования, обеспечения ГСМ авто, а также причитающейся оплаты за эксплуатацию чужого транспортного средства.

2. Наличие путевых листов, подтверждающих эксплуатацию транспортного средства в коммерческих целях.

3. Наличие в страховке в качестве лиц, имеющих доступ к управлению автомобилем, либо сотрудников организации, либо без ограничений, либо третье лицо, которое и будет вас возить в служебных целях (только если вы арендуете авто с экипажем)

В зависимости от того, что прописано в договоре аренды, учет и принятие расходов на содержание арендованного автомобиля может быть таким же, как и у собственного автомобиля.

Если арендованное авто во время выполнения служебной поездки попало в ДТП, выплаты по ОСАГО получит собственник, поэтому организация оплачивает только часть ремонта, если выплат по ОСАГО оказалось недостаточно для приведения автомобиля в надлежащее состояние. 

Использование личного транспорта сотрудников в служебных целях

Выплата компенсации за использование в интересах организации с согласия работодателя, износ личного транспорта сотрудников, а также компенсация расходов, связанных с его использованием предусмотрены статьей 188 Трудового Кодекса РФ. Размер компенсации устанавливается СОГЛАШЕНИЕМ СТОРОН и должен быть прописан в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. 

Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то на размер компенсации необходимо будет начислить НДФЛ и страховые взносы. Обоснование - транспортное средство не является личным имуществом сотрудника, следовательно, выплата компенсации будет рассматриваться с точки зрения ИФНС как доход сотрудника. 

При определении размера компенсации 

Размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон. Однако, для налогового учета можно принять расходы в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а именно:

• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно компенсация составляет 1200 руб. в месяц, 

• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. — 1500 руб. в месяц.

• для грузовых автомобилей нормы не установлены.

ВАЖНО. По мнению Минфина в размер этой компенсации входит износ, горюче-смазочные материалы, ремонт. То есть принять чеки ГСМ в состав расходов от сотрудника, которому вы выплачиваете компенсацию за использование его личного автомобиля вы не можете.

Документы для выплаты компенсации 

Чтобы выплата компенсации была обоснована и не вызвала вопросов со стороны ИФНС, ее размер и порядок выплаты необходимо прописать в ПРИКАЗЕ руководителя и трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Формулировки текстов в приказе и трудовом договоре примерно одинаковые.

Примеры формулировок:

“В соответствии со ст. 188 ТК РФ с 01.08.2019 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, эксплуатирует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации ...) – легковой автомобиль марки …., год изготовления ..., рабочий объем двигателя ... куб. см, государственный регистрационный знак ..., идентификационный номер (VIN) ..., цвет ....

С 01.08.2019 Работнику устанавливается ежемесячная выплата компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (или 1500 в зависимости от объема двигателя) руб.”

 Понятно, что если у сотрудника разъездной характер работы, износ, ремонт и гсм в месяц будут зачастую составлять гораздо больше установленных Законом норм. Суммы выплат работнику сверх законодательных норм также можно выплачивать, но их НЕЛЬЗЯ учесть в составе расходов по налогу на прибыль.

Формулировка трудового договора:

“В соответствии со ст. 188 ТК РФ с 01.08.2019 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, эксплуатирует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации ...) – легковой автомобиль марки …., год изготовления ..., рабочий объем двигателя ... куб. см, государственный регистрационный знак ..., идентификационный номер (VIN) ..., цвет ....

С 01.08.2019 Работнику устанавливается ежемесячная выплата компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (или 1500 в зависимости от объема двигателя) руб., а также возмещаются расходы:

• на покупку ГСМ согласно законодательным нормам и на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

• на техническое обслуживание и текущий ремонт на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

Работник обязан в течение пяти рабочих дней после окончания месяца эксплуатации личного автомобиля в служебных целях представлять оформленный соответствующим образом путевой лист с приложением ККТ чеков АЗС. 

Работодатель обязан утвердить представленный отчет в течение трех рабочих дней. “

Страховые взносы и НДФЛ.

Компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, ЕСЛИ ее сумма прописана в трудовом договоре и если документально ДОКАЗАНО, что автомобиль использовался по назначению ПОЛНЫЙ МЕСЯЦ (это подтверждается путевыми листами). Если автомобиль использовался с меньшей интенсивностью (отпуск, больничный), то размер компенсации в пределах и сверх норм необходимо скорректировать с учетом отработанных дней. 

Если размер компенсации прописан в трудовом договоре в фиксированном размере (например, 70 000 рублей) и нет никаких доказательств, что автомобиль эксплуатировался в служебных целях в течение полного месяца, проверяющие доначислят НДФЛ и страховые взносы с сумм, превышающие законодательные нормы.

В организации должны иметься копии документов, доказывающих принадлежность транспортного средства работнику, получающего компенсацию, - свидетельство ТС, ПТС. А также документы, доказывающие использование в служебных целях - путевые листы.  

Если сотрудник при исполнении трудовой функции попал в ДТП на личном автомобиле, при этом использование личного автомобиля закреплено в трудовом договоре и определен размер компенсации за это, работодатель может частично оплатить ремонт автомобиля (сверх сумм, полученных от страховой компании). Такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но они не принимаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.