Урок 6: Ведение трудовой книжки

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них по закону лежит на организации-работодателе в лице её руководителя. Руководитель может назначить для выполнения этой работу уполномоченное лицо ПРИКАЗОМ. В приказе необходимо предусмотреть дополнительное уполномоченное лицо, которое будет выполнять ведение трудовых книжек в периоды отсутствия основного ответственного. 

На практике трудовые книжки могут вести - специалист по кадровому делопроизводству, бухгалтер, главный бухгалтер, офис-менеджер. 

Работодатель обязан приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним у изготовителя или у распространителей. Если работник трудоустраивается впервые и у него нет трудовой книжки, если трудовая книжка утеряна, если для продолжения ведения трудовой книжки необходим вкладыш - работодатель обязан их приобрести для сотрудника. 

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в:

1. приходно-расходной книге по учету бланков (чистые трудовые книжки и вкладыши)

2. книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (получение трудовой книжки от вновь трудоустраиваемого сотрудника, выдача трудовой книжки при увольнении)

Обе книги должны содержать пронумерованные страницы. Книги должны быть прошнурованы, скреплены подписью руководителя и печатью организации. 

Основные правила ведения трудовых книжек:

1. Даты должны проставляться арабскими цифрами

2. Записи можно делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой со световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета

3. Если рукописное наименование организации для трудовой книжки заменяет штамп, то он должен проставляться строго горизонтально в своей графе

4. Каждая новая запись в трудовой книжке должна иметь уникальный порядковый номер

Как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Что указывать в строке “образование”:

1. основное общее (9 классов средней школы); 

2. среднее общее (11 классов средней школы); 

3. среднее профессиональное (техникум, училище, колледж); 

4. высшее (университет, институт, академия по программам бакалавриата, магистратуры и специалитета, а также послевузовская подготовка – аспирантура, ординатура); 

5. незаконченное (с указанием соответствующего уровня – например, «незаконченное высшее»)

Типичная ошибка:

1. Будьте осторожны при заполнении графы «Профессия, специальность». Распространенная ошибка - в ней указывают должность, на которую принимается работник. Нужно указывать профессия и/или специальность на основании диплома об образовании. 

2. Различайте в дипломе название специальности и квалификации - это разные понятия. 

Как заполнить сведения о приеме на работу, внутреннем кадровом переводе, увольнении в трудовой книжке:

Правила:

1. запись о наименовании организации-работодателя делается без порядкового номера

2. Наименование организации-работодателя пишется в соответствие с учредительными документами ПОЛНОСТЬЮ, без сокращения. Сокращенное наименование можно привести в скобках.

3. структурное подразделение, куда принимается на работу сотрудник, (в нашем примере “отдел продаж”) прописывается ,если оно вписано в трудовой договори предусмотрено орг.структурой компании.

4. печать организации ставится только при увольнении

5. В “сведения о работе” вносятся записи о времени военной службы

6. Записи о работе по совместительству, о времени обучения в ВУЗах и других образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию, делаются по желанию работника.