Урок 8: Отсутствия работников: административные, отпуска, больничные, Отпуск по уходу за ребенком

Отпуск за свой счет

 

Отпуск за свой счет может быть предоставлен работнику на целый день или на часы в рамках рабочего дня по двум основаниям:

1. по уважительной причине. В Трудовом Кодексе нет четкого определения понятия “уважительная причина”, но к ним стоит отнести: смерть близкого родственника, тяжелое состояние здоровья близкого родственника, проводы в армию, пожар или другое бедствие, каникулы ребенка, карантин в детском учреждении, сдача экзаменов.

2. по согласованию с работодателем. Если причины, по которым сотрудник просит отпуск за свой счет, отличаются от выше названных, работодатель вправе согласовать или отказать работнику в административном. 

Отпуск за свой счет оформляется строго на основании заявления сотрудника с обязательным указанием в нем причины и приказа руководителя, служащим согласованием просьбы работника.

Работодатель не вправе заставить сотрудника брать отпуск за свой счет в периоды простоя или других неблагоприятных для компании ситуациях. 

В статье 128 ТК РФ указано, что работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения заработной платы в следующих случаях:

1. участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году; 

2. работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году; 

3. родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, – до 14 календарных дней в году; 

4. работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году; работникам в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней. 

5. работникам, допущенным к вступительным экзаменам в вузы, – 15 календарных дней (ст. 173 ТК РФ); 

6. работникам – слушателям подготовительных отделений вузов для ­сдачи выпускных экзаменов – 15 календарных дней (ст. 173 ТК РФ); 

7. работникам, обучающимся в аккредитованных государством вузах по очной форме обучения, для прохождения промежуточной аттестации (15 календарных дней в учебном году), для подготовки и защиты диплома и сдачи итоговых государственных экзаменов (4 месяца), для сдачи итоговых государственных экзаменов (1 месяц). Об этом также говорится в статье 173 ТК РФ; 

8. работникам, допущенным к вступительным испытаниям в аккредитованные государством образовательные учреждения среднего профессионального образования, – 10 календарных дней (ст. 174); 

9. работникам, обучающимся в аккредитованных образовательных учреждениях среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации (10 календарных дней в учебном году), для подготовки и защиты дипломной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов (2 месяца), для сдачи итоговых экзаменов (1 месяц). Об этом – статья 174 ТК РФ; 

10. совместителям, если по основному месту работы продолжительность их ежегодного оплачиваемого отпуска больше, чем на работе по совместительству. Продолжительность отпуска в этом случае зависит от длительности отпуска по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

 

Ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск

 

Общие правила предоставления отпуска

Все без исключения работодатели обязаны предоставлять сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор, ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (для инвалидов любой группы ежегодный основной отпуск должен предоставляться на период 30 календарных дней).

 

Основной отпуск может быть разделен на части по согласованию работника и работодателя. Одна из частей этого отпуска должны быть не менее 14 календарных дней. Касательно других частей отпуска никаких ограничений ТК РФ не установлено.

 

Еже­год­ный от­пуск за пер­вый год ра­бо­ты полагается со­труд­нику уже через пол­го­да непре­рыв­ной ра­бо­ты у действующего ра­бо­то­да­те­ля (ст. 122 ТК РФ). Однако по согласованию с работодателем воспользоваться правом на отпуск работник может и раньше этого срока. 

 

Дополнительные отпуска и порядок их предоставления

Согласно ст. 116 ТК РФ еже­год­ные до­пол­ни­тель­ные опла­чи­ва­е­мые от­пус­ка предо­став­ля­ют­ся:

1. ра­бот­ни­кам с ненор­ми­ру­е­мым ра­бо­чим днем (дополнительный отпуск - 3 календарных дня). Дополнительный отпуск должен быть предоставлен сотруднику, у которого в трудовом договоре прописан ненормированный режим рабочего времени, даже в том случае, если он ни разу за год не был привлечен к сверхурочной работе.

2. ра­бот­ни­кам, за­ня­тым на ра­бо­тах с вред­ны­ми/опас­ны­ми усло­ви­я­ми труда. Такой от­пуск по­ло­жен ра­бот­ни­кам, усло­вия труда ко­то­рых по ре­зуль­та­там спе­цо­цен­ки ра­бо­чих мест при­зна­ны вред­ны­ми (2, 3 или 4 сте­пе­ни) или опас­ны­ми (ст. 117 ТК РФ). Продолжительность дополнительного отпуска - 7 календарных дней МИНИМУМ, точная продолжительность должна быть прописана в трудовом договоре.

3. ра­бот­ни­кам, тру­дя­щим­ся в рай­о­нах Край­не­го Се­ве­ра (24 календарных дня) и при­рав­нен­ных к ним тер­ри­то­ри­ях (16 календарных дней).

4. ра­бот­ни­кам, вы­пол­ня­ю­щим ра­бо­ты осо­бо­го ха­рак­те­ра (ст. 118 ТК РФ).

5. иным ра­бот­ни­кам, если усло­вие о предо­став­ле­нии им еже­год­но­го до­пол­ни­тель­но­го опла­чи­ва­е­мо­го от­пус­ка про­пи­са­но в том или ином фе­де­раль­ном за­коне.

Также по усмотрению работодателя дополнительный отпуск может быть предоставлен любому сотруднику, однако это необходимо закрепить в коллективном договоре. 

 

Если в период дополнительного оплачиваемого отпуска попали праздничные дни, то они исключаются из дней этого отпуска, а выход сотрудника на работу переносится. 

Основной и дополнительный отпуск можно объединить. 

 

Дополнительный и основной отпуска фиксируются в графике отпусков, который должен быть составлен и утвержден на следующий год не позднее 17 декабря текущего года. 

Поскольку право на отпуск в определенные даты фиксируется и утверждается графиком отпусков, сотрудник может не писать заявление на предоставление отпуска. Уход в отпуск вне графика обязательно сопровождается заявлением работника. 

Отпускные должны быть выплачена сотруднику не менее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска. 

Трудовое законодательство запрещает заменять основной отпуск денежной компенсаций кроме случаев увольнения. Дополнительные отпуска можно заменить денежной компенсацией за исключением следующих категорий работников:

1. бе­ре­мен­ным ра­бот­ни­цам;

2. несо­вер­шен­но­лет­ним со­труд­ни­кам;

3. ра­бот­ни­кам, тру­дя­щих­ся во вред­ных (опас­ных) усло­ви­ях труда в части периода, не превышающего установленного законом 7-дневного срока. 

Больничные.

 

Больничные регулируются Федеральным законом «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и отдельными статьями ТК РФ. 

Больничный лист выдается медицинскими организациями, в том числе частные клиники, имеющие лицензию на экспертизу временной нетрудоспособности, в следующих случаях:

• болезнь (травма) гражданина;

• долечивание работника в санаторно-курортном учреждении;

• протезирование в стационаре;

• болезнь члена семьи, за которым необходим уход;

• беременность и предстоящие роды;

• карантин.

 

Заполнение больничного листа

В больничном листе, выдаваемом работнику, есть разделы, предназначенные для заполнения врачом и работодателем. 

Строку “место работы” врач вправе не заполнять, особенно, если больной сам не знает, как правильно пишется наименование его работодателя. В таком случае наименование организации заполняет работодатель.

 

Больничный лист заполняется ЧЕРНОЙ ГЕЛЕВОЙ РУЧКОЙ ПЕЧАТНЫМИ БУКВАМИ. 

 

Если врач при заполнении листка нетрудоспособности допускает ошибку, то он обязан оформить дубликат листка нетрудоспособности. Ошибки со стороны медицинского учреждения в листке нетрудоспособности не допускаются. 

 

Раздел “Заполняется работодателем” заполняет бухгалтер или кадровик, который ведет учет и расчет больничных. В этом разделе допускаются исправления ошибок. Порядок такой: ошибочная запись на лицевой стороне больничного листа аккуратно зачеркивается (корректор применять нельзя), а правильная запись делается на оборотной стороне с записью “исправленному верить”, печатью организации и подписью руководителя организации.

 

Пособие по временной нетрудоспособности в связи с заболеванием или травмой выплачивается:

 

за первые три дня – за счет средств страхователя;

за остальной период начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности – за счет средств бюджета Фонда социального страхования РФ.

 

По таким случаям временной нетрудоспособности, как уход за больным членом семьи, карантин, протезирование, долечивание в санатории, пособие выплачивается за счет средств бюджета Фонда социального страхования РФ с первого дня нетрудоспособности.

 

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за календарные дни, т.е. за весь период, на который выдан листок нетрудоспособности.

 

Пособие по больничному не выплачивается, если работник заболел, когда: 

1. на­хо­дил­ся в от­пус­ке за свой счет;

2. был в учеб­ном от­пус­ке;

3. не ра­бо­тал из-за про­стоя;

4. был за­клю­чен под стра­жу.

 

Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работника:

1. менее 5 лет60% среднего заработка

2. от 5 до 8 лет80% среднего заработка

3. 8 лет и более100% среднего заработка

 

Стаж следует рассчитывать по трудовой книжке (или по трудовым договорам, справкам с предыдущих мест работы, справке из ПФР о сведениях о зарплате СЗИ-5). 

 

Алгоритм расчета пособия:

1. Определяем суммы выплат работника, на которые начислялись страховые взносы за предшествующие 2 календарных года (если сотрудник заболел в августе 2019 года, то берутся данные о зарплате за период 01.01.2017 по 31.12.2018 г.). Эти данные берутся из справки для расчета пособий по временной нетрудоспособности по форме 182н. 

2. Рассчитываем минимальный и максимальный размер пособия.

 

Минимальный размер пособия зависит от МРОТ и рассчитывается следующим образом: МРОТ*24/730.

Если сумма рассчитанного среднедневного заработка исходя из дохода сотрудника меньше суммы, рассчитанной исходя из МРОТ, то пособие выплачивается по МРОТ.

 

Максимальный размер пособия устанавливается ежегодно ФСС и зависит от предельной величины базы для начисления взносов на социальное страхование. В 2019 году предельная база для начисления взносов на обязательное социальное страхование составляет 865000 р, в 2018 году - 815000 р, в 2017 году - 755000 р.

 

Если сотруднику рассчитывается пособие в 2019 году, то для расчета максимальной суммы нужно ориентироваться на предельные базы за 2017 и 2018 года [(755+81500)/730], если в 2020 году - то на предельные базы за 2018 и 2019 года [(815000+86500)/730].

 

3. Рассчитываем средний заработок застрахованного лица, который рассчитывается путем деления суммы дохода за 2 года на 730 дней.

 

4. Рассчитываем размер пособия с учетом страхового стажа:

• менее 5 лет60% среднего заработка

• от 5 до 8 лет80% среднего заработка

• 8 лет и более100% среднего заработка

 

Размер пособия, даже если оно рассчитывается исходя из МРОТ, зависит от страхового стажа. 

 

5. Удерживаем НДФЛ. С рассчитанного пособия по временной нетрудоспособности работодатель обязан удержать НДФЛ. Страховые взносы с пособия не начисляются.

 

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из МРОТ, если:

• В расчетном периоде (2 предшествующих календарных года) у работника отсутствует доход 

• Стаж работника менее 6 месяцев

• Работник нарушил режим, предписанный врачом

 

ЕСЛИ сотруднику будет выплачено пособие ИСХОДЯ из МРОТ не забудьте УЧЕСТЬ РАЙОННЫЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ. 

Если сотрудник заболел САМ в течение 30 дней с даты увольнения, не встал на учет в центр занятости и не устроился на другую работу, то больничный лист он должен принести бывшему работодателю и предоставить следующие документы:

1. больничный лист 

2. паспорт

3. трудовую книжку (как доказательство, что он нигде не работает)

Больничный по уходу за членом семьи в данном случае не оплачивается бывшим работодателем.

 

Количество оплачиваемых дней больничных.

Если работник, с которым заключен БЕССРОЧНЫЙ трудовой договор или СРОЧНЫЙ трудовой договор на срок БОЛЕЕ чем на 6 месяцев, БОЛЕЕТ САМ, то оплачиваются все дни болезни, любое количество.

Если работник, с которым заключен СРОЧНЫЙ трудовой договор сроком МЕНЕЕ, чем на 6 месяцев, БОЛЕЕТ САМ, то оплате подлежат не более 75 дней болезни при условии, что болезнь наступила до дня окончания договора. Исключение: диагноз «туберкулез». В таком случае, работодатель оплатит все дни до выздоровления или присвоения инвалидности.

 

При больничном по уходу за членами семьи ОПЛАТА ограничена следующими сроками: 

Больничный лист по совместительству 

 

Если ра­бот­ник яв­ля­ет­ся внут­рен­ним сов­ме­сти­те­лем, то ему вы­да­ет­ся один ли­сток нетру­до­спо­соб­но­сти.

Если же ра­бот­ник яв­ля­ет­ся внеш­ним сов­ме­сти­те­лем, то медицинское учреждение выдает ему больничный лист для каждого места работы.

У совместителя в больничном листе ставится отметка, что он выдается для предоставления по месту работы, где заболевший работает по внешнему совместительству. 

 

Работодателю, получившему от совместителя больничный лист, следует убедиться в том, что у такого работника есть основное место работы. Попросите работника принести заверенную копию трудовой книжки. Если работник не имеет права работать по совместительству, если у него нет основного места работы, поэтому ФСС откажет в возмещении, если сотрудник вас обманул.

 

Если сотрудник приносит вам номер Электронного больничного листа, то его надо выгрузить из базы ФСС.

 

Например ,если вы работаете в Контур.Экстерне, то это будет выглядеть так:

 

 

Нажмите на кнопку “Загрузить с портала ФСС”

В открывшемся окне введите регистрационный номер ФСС, код подчиненности, номер электронного листка нетрудоспособности, СНИЛС сотрудника.

 

Открываем импортированный ЭЛН и нажимаем на кнопку СКАЧАТЬ ЭЛН.

Больничный лист скачивается в формате .xml , в котором его возможно загрузить в 1С ЗУП (2 на рис.).

 

Если вы отправляете отчетность из 1С, то ЭЛН подгружается из ФСС при нажатии в на кнопку “Загрузить из ФСС” (1 на рис.) в 1С ЗУП в документе “создание больничного листа”

 

 

В ЭЛН автоматически заполняется все поля, которые обязаны заполнять мед.учреждение. Поля, предназначенные для заполнения работодателем заполняются в программе 1С и далее выгружаются в Контур. Экстерн или иную систему сдачи отчетности в электронном виде.

 

 

Пример 1:

 

Иванова О.А. заболела 21 октября 2019 года и проболела 7 календарных дней. Сотрудница работает в компании с 12 августа 2018 года, прежде трудового и страхового стажа не было. В местности, где трудоустроена Иванова установлен районный коэффициент 1,6. 

Стаж менее 6 месяцев, рассчитываем пособие исходя из МРОТ

(11 280 руб. * 24 мес.) / 730 дн. * 60%  * 7 дн. * 1,6 = 2492,11 руб.

Пример 2:

 

Лисичкина Е.К. заболела 30 октября 2019 г. Проболела 8 календарных дней.

По справке 182 н заработок за 2017 год составил 395000 рублей, за 2018 год - 420 000 рублей. Страховой стаж сотрудницы 5 лет. 

1. Определяем средний дневной заработок.

(395000+420000) / 730 = 1116,44 руб.

 

2. Сравниваем фактический средний заработок с минимальным.

(11 280 * 24) / 730  = 370,85 руб. (минимальный заработок) < 1116.44 руб. (заработок Лисичкиной)

 

3. Определяем размер пособия за 3 дня (оплачивает работодатель).

1116,44 * 3 дней * 80% = 2679,46 руб.

 

4. Удерживаем НДФЛ с размера пособия:

2679,46 * 13% = 348 руб.

 

5. Выплачиваем пособие за счет работодателя:

2679,46 - 348 = 2331,46 руб.

Пример 3:

 

Если работник нарушил предписанный лечащим врачом режим, то со дня нарушения пособие считается исходя из МРОТ. Дата нарушения проставляется в больничном листе врачом. Если больничный выдан вследствие алкогольного, наркотического или токсичного опьянения, то пособие считается исходя из МРОТ за весь период болезни.

 

Верников И.С. заболел 27 декабря 2019 года. Больничный лист закрыт 7 января 2020 года. Период болезни составляет 12 дней. 

30 декабря Верник И.С. нарушил режим, врач сделал об этом отметку в больничном листе.

Стаж сотрудника 11 лет.

Заработок за 2018 и 2017 года = 985000 рублей.

 

Пособие за период 27 - 29 декабря рассчитывается исходя из 100% среднего заработка.

985000 руб / 730 дней * 3 дня = 4047,95 рублей.

За период с 30 по 31 декабря считаем пособие исходя из МРОТ 2019 года.

За период с 01 по 7 января 2020 считаем пособие исходя из МРОТ 2020 года.