Урок 1: Кадровое делопроизводство с нуля. Что нужно сделать для организации правильной работы.

Если вы решили навести порядок в кадровом делопроизводстве и учете или начинаете вести кадровый учет во вновь организованной компании, то данный курс поможет вас систематизировать работу. 

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами. 

Правильное ведение кадровой документации позволяет избежать штрафов со стороны контролирующих органов, а также позволяет работникам без проблем оформлять пособия, социальные выплаты и пенсию. 

1 этап. Определяем ответственное лицо и оформляем на него приказ или доверенность.

Ведение кадрового делопроизводства и оплаты труда связано с большим количеством документов, которые обязательно должны быть подписаны и подшиты в соответствующие папки.

Поэтому определите ответственное лицо, которому посредством оформления доверенности или приказа будет поручено оформлять и подписывать кадровые документы. То есть первым делом оформляем приказ или доверенность. 

2 этап. Изучите учредительные документы

Обратите ОСОБОЕ внимание на наименование работодателя. Распространенной ошибкой является указание в кадровых документах неверного наименования компании. 

Изучите структуру компании. У организации могут быть обособленные подразделения, филиалы. Трудовое законодательство обязывает развернуто указывать место работы, когда работник принимается в организацию, имеющую сложную организационную структуру. В такой ситуации наименования работодателя недостаточно, необходимо отразить, в какой именно филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение, находящееся в другой местности, принимается работник, и указать его местонахождение – точный адрес.

Запомните: Согласно пункту 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Из учредительных и локальных документов необходимо получить информацию о лице, наделенным полномочиями по заключению и расторжению трудовых договоров. 

Если в шапке и в разделе “Подписи сторон” трудового договора должно быть указано одно и тоже уполномоченное лицо.  

3 этап. Составьте штатное расписание

Штатное расписание включает список должностей и количество единиц сотрудников по каждой из них, которые могут быть трудоустроены в компанию в конкретный период времени. Вы не можете принять на работу сотрудника, должности которого нет в штатном расписании или дополнительного сотрудника на прописанную в штатном расписании должность, если отсутствует свободное “место”. Для этого в первую очередь необходимо посредством приказа изменить штатное расписание, дополнив его должностью или штатной единицей. Это правило распространяется и на порядок оплаты. Любое изменение оклада необходимо сопровождать внесением изменений в штатное расписание.

Для ведения учета штатного расписания и приказов по его изменению необходимо выделить отдельную папку. 

4 этап. Спланируйте перечень и создайте необходимые локальные акты. 

Универсального перечня локальных актов для организации не существует. Они разрабатываются по мере необходимости и потребности в них.

Обязательные:

• правила внутреннего трудового распорядка

• локальный акт о системе оплаты труда

• локальный акт о материальной помощи

• локальный акт о премировании

• локальный акт об обработке персональных данных

• график отпусков

• положение о командировках

Со всеми локальными актами организациями сотрудники должны быть ознакомлены под роспись, причем вновь принимаемые сотрудники ознакамливаются с локальными актами до подписания трудового договора. 

5 этап. Правильно оформите на работу руководителя. 

Перед заключением трудового договора с руководителем организации необходимо получить ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведется налоговым органом. Дисквалифицированные лица, поименованные в данном реестре, не могут быть приняты на работу на руководящую должность. 

Ответьте на вопрос - кем является руководитель:

• единственный учредитель

• один из учредителей

• наемным работником, не входящим в состав учредителей. 

Единственный учредитель вступает в должность руководителя организации на основании Решения единственного участника юридического лица (единственного учредителя).

В остальных случаях назначение на должность руководителя происходит на основании протокола собрания учредителей. 

С единственным учредителем ПРИ ОТСУТСТВИИ сотрудников в принципе можно не заключать трудовой договор, если так пожелал сам учредитель. Это разрешено законом и не оспаривается вышестоящими инстанциями. Но тогда и заработную плату и прочие выплаты, полагающиеся работникам организации, в данном случае не предусматриваются. ТОЛЬКО ДИВИДЕНДЫ.

Приме руководителя на работу сопровождается оформлением документов: приказ о назначении, трудовой договор, запись в трудовой книжке. 

В трудовом договоре с руководителем обязательно необходимо прописать срок действия договора, который должен соответствовать сроку действия полномочий согласно Уставу. 

6 этап. Разработайте проект трудового договора, договора о материальной ответственности, должностные инструкции

Трудовой договор можно назвать одним из главных документов, который регулирует взаимоотношения работника и работодателя. 

Для оформления на работу разных категорий работников необходимо подготовить соответствующие проекты договоров. 

Согласно ст.57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно должны быть указаны: 

• ФИО работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физического лица);

• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

• ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся ИП);

• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

• место и дата заключения трудового договора.

• место работы, в том числе адрес и наименование обособленного структурного подразделения;

• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

• условия труда на рабочем месте;

• условие об обязательном социальном страховании работника;

• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Для каждой предусмотренной штатным расписанием кадровой единицы необходимо предусмотреть должностные (рабочие) инструкции.

Если компания торговая или производственная, то предполагается наличие склада и сотрудников, которые будут заниматься обслуживанием товарно-материальных ценностей. Для таких сотрудников обязательно необходимо предусмотреть заключение договора о полной материальной ответственности. Этот договор подписывается одновременно с трудовым. 

7 этап. Разработайте порядок ведения трудовых книжек.

Оформлением трудовых книжек должно заниматься уполномоченное на то лицо. Это может быть руководитель организации либо иной сотрудник, на которого оформлен соответствующий приказ или доверенность.

Для регистрации движения трудовых книжек должен вестись соответствующий журнал, в который вносятся записи о получении трудовой книжки от вновь принимаемого сотрудника и выдачи трудовой книжки сотруднику при увольнении (с обязательным наличием соответствующих подписей в получении документа).

Временная выдача трудовых книжек на руки сотрудников осуществляется посредством заявления (расписки) сотрудника. 

8 этап. Разработайте документы для ведения кадровой работы. 

Такими документами являются:

• Комплект локальных актов организации для ознакомления

• Заявление о приеме на работу

• Приказ о приеме на работу по форме Т-1 (или собственной форме)

• Трудовой договор и варианты доп.соглашений об изменении условий в нем

• Должностные инструкции

• Личные карточки по форме Т-2 (лучше покупать картонные бланки, чаще всего их покупают непосредственно в типографиях)

• Табель учета рабочего времени (он ведется электронно и распечатывается ежемесячно для заверения соответствующими подписями ответственных лиц)

• График отпусков

• Заявления на отпуск

• Заявления на административные часы или дни

• Варианты заявлений на увольнение по разным причинам

• Соглашение о расторжении договора (если увольнение по соглашению сторон)

• Соглашение о неразглашении коммерческой тайны

• Положение о видеонаблюдении (если в компании стоят камеры и ведется видеонаблюдение, об этом необходимо уведомить сотрудников под роспись)

9 этап. Разработайте порядок ведения и хранения кадровых документов.

Кадровые документы делят на 2 группы:

• документы, предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;

• документы, связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

На каждого сотрудника формируется папка “Личное дело”. В эту папку рекомендуется подшивать следующие документы:

• оригинал заявления о приеме на работу

• оригинал трудового договора

• оригинал должностной инструкции

• оригинал договора о материальной ответственности

• оригинал приказа о приеме на работу

• оригинал справок об отсутствии судимости и т.д.

• оригинал справки для расчета пособий по форме 182н с предыдущих мест работы

• копия дипломов об образовании

• оригиналы приказов о кадровых переводах, переработках и совмещений

• оригиналы документов о внутреннем совместительстве (договор, заявление, приказ)

• оригинал заявления об увольнении

• оригинал соглашения о расторжении договора

• оригинал приказа об увольнении

• оригинал согласия об обработке персональных данных

ВАЖНО. Работодатель не имеет права хранить копии личных документов сотрудника, а именно: документов, удостоверяющих личность, свидетельство о браке, инн, снилс, военный билет, свидетельство о рождении детей. За наличие даже копий таких документов у работодателя последнему грозят штрафы.

Отдельно ведутся папки с документами:

• графики отпусков

• заявления, приказы, расчеты по отпускным

• заявления, приказы, расчеты по больничным, больничные листы

• заявления, приказы о выплате материальной помощи

• заявления, подтверждающие документы для получения вычетов по НДФЛ

• локальные кадровые акты организации

Личные дела, трудовые книжки, личные карточки сотрудников хранятся в сейфе.

Сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

• если до 1 января 2003 года − 75 лет;

• если после 1 января 2003 года – 50 лет.

При ликвидации организации документы с описью передаются правопреемнику или в городской архив.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558. Перечислим наиболее распространенные документы: 

• приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);

• личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;

• табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;

• приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;

• материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий - постоянно;

• правила трудового распорядка – 1 год;

• график отпусков – 1 год;

• документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;

• документы об учете рабочего времени – 3 года;

• должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;

• трудовой договор – 50 (75) лет;

• документы, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;

• договор о полной материальной ответственности – 5 лет;

• книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.