ПРАКТИКУМ: Как проходит выездная проверка ФСС и ПФР.

Выездная проверка начисленных и уплаченных взносов в фонды ФСС и ПФР (с 2017 год администрирование взносов на ОПС и ОМС передано в ИФНС) проводится всегда совместно. То есть вас будут проверять по всем взносам.

Посмотреть план выездных проверок можно на сайте ФСС, ПФР, ИФНС. Если вы не нашли информацию по выездным проверкам на сайте своего регионального отделения - позвоните в ФСС и уточните, где посмотреть данные. Не поленитесь это сделать в декабре, чтобы успеть подготовиться. Учтите, что проверку фонд начинает проводить с первых рабочих дней января.

С 2017 года все взносы, кроме взносов на травматизм контролирует ИФНС, поэтому начиная с 2020 года ФСС будет вас проверять только по взносам на травматизм и по пособиям по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Если вы стоите в плане проверок на 2019 год, то вас за 2016-2018 года проверит ФСС по взносам на случай временной нетрудоспособности и травматизм, а за 2016 год проверит ПФР по взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Поводом для попадания в план выездных проверок могут стать:

• негативный результат камеральной проверки (если у инспекторов останутся сомнения). Для информации: камеральной проверке подлежат все отчеты. На камеральную проверку отводятся 3 месяца после сдачи отчета. Если со стороны ИФНС или фонда обнаруживаются несоответствия в расчетах, налогоплательщик получает требование об уточнении и представлении информации или документов.

• наличие большого числа корректировочных отчетов

• наличие финансируемых за счет средств ФСС расходов

• наличие необлагаемых выплат

• применение пониженных тарифов

• Задолженности по взносам в течение нескольких периодов

Выездные проверки проводятся по адресу местонахождения плательщика. Плательщик получает уведомление - Решение о проведении выездной проверки. Срок проверки различен. На небольшие предприятия инспектору отводится несколько дней, крупные предприятия могут проверять 2-6 месяцев.

Что проверяет ФСС, ПФР и ИФНС в рамках выездной проверки по взносам:

1. Необлагаемые выплаты

1.1. Первые три дня больничного, которые оплачивает работодатель (если это не больничный по уходу за ребенком до 7 лет или больничный по беременности и родам, они оплачиваются полностью за счет средств ФСС).

1.2. Выплаченные суммы пособий, возмещаемые за счет средств ФСС (если нет пилотного проекта)

1.3. Материальная помощь

1.4. Выходные пособия при увольнении

2. Расчеты пособий по временной нетрудоспособности

3. Суммы оплаты труда работникам

4. Суммы выплат в рамках заключенных гражданско-правовых договоров (ГПХ)

5. Авансовые отчеты

6. Наличные денежные операции

7. Денежные переводы в пользу физических лиц, не являющимися сотрудниками организации.

Какие документы проверяет ФСС, ПФР и ИФНС в  рамках выездной проверки касательно взносов:

1. Штатное расписание

2. Табели учета рабочего времени

3. Расчетные листки

4. Ведомости на начисленной зарплате

5. Карточки страховых взносов по сотрудникам

6. Главная книга в разрезе отдельных счетов (50, 51, 69, 70, 71)

7. Оборотно-сальдовые ведомости по субсчетам счета 69 (касательно взносов)

8. Уведомление о тарифе по взносам на травматизм, заявление о подтверждении основного вида деятельности и справка-подтверждение основного вида деятельности

9. Бухгалтерская отчетность

10. Авансовые отчеты: проверяется целесообразность покупок, а также соответствие выданной в подотчет суммы сумме, отраженной в авансовых отчетах (если выданная подотчетная сумма не закрыта в установленные локальными актами организациями сроки, это будет признано доходом сотрудника с начислением взносов)

11. Командировки: проверяется начисление суточных (пристальное внимание по выплате суточных по однодневным командировкам и необлагаемым суммам выплат в рамках служебных поездок, в том числе по целевым расходам на найм жилья, проезду и т.д.)

12. Касса: платежные ведомости по выданной из кассы заработной плате, расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга

13. Приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников, получавших пособия

14. Листки нетрудоспособности

15. Заявления о выплате пособия

16. Справки-расчеты пособий

17. Трудовые книжки сотрудников, получавших пособия (проверяется стаж и правильность применения коэффициента при расчете пособия)

18. Справки 182Н по сотрудникам, получавших пособия с предыдущих и действующего места работы (если доход с предыдущего места работы учитывался при расчете пособия)

19. Личные карточки сотрудников, получавших пособия за проверяемый период

20. Материальная помощь: Положения и локальные акты организации касательно выплаты материальной помощи, заявления и приказы на выплату материальной помощи

21. Выходное пособие: дополнительное соглашение к трудовому договору о размере выходного пособия, локальные акты организации.

22. Договоры ГПХ (проверяются на предмет их переквалификации в трудовые договоры, а также правомерность не начисления взносов с выплат в рамках отдельных видов договоров.)

23. Банковские выписки (проверяются платежи в пользу физических лиц и вероятность начисления на такие выплаты взносов)

24. Доверенности на лиц, имеющих право подписи

25. Результат спецоценки рабочих мест

26. Документы о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Какие ошибки ищет ФСС, ИФНС:

• правильность начисления и уплаты взносов;

• правильность расчета пособий (если в больничном стоит код 021, означающий что причиной травмы или заболевания стало алкогольное (или наркотическое, токсическое) опьянение, то сумму больничных уменьшается до минимальной, рассчитанной исходя из МРОТ.)

• правильность отнесения отдельных выплат к необлагаемым

• правомерность применения льгот, получения путевок и прочих компенсаций за счет средств ФСС

Какие ошибки ищет ПФР, ИФНС:

• правильность начисления и уплаты взносов;

• правильность отнесения отдельных выплат к необлагаемым

• правомерность применения льгот и пониженного тарифа

Поскольку пособия проверяет ФСС, эти выплаты ПФР или ИФНС проверять не будут, инспектор дождется результата проверки от ФСС и включит в свое решение.

Как подготовиться к выездной проверке?

Если вы ведете кадровый учет добросовестно, то подготовка займет минимальное время - только лишь на сбор в одном месте всех затребованных документов.

Рекомендуем вам проводить периодические ревизии:

1. Расчет страхового стажа сотрудников согласно их трудовым книжкам

Для этого вы можете воспользоваться калькулятором страхового стажа http://hypnotronic.ru/hr/calculator/. Внимательно проверьте трудовую книжку. Ознакомьтесь с информацией о том, в каком случае учеба будет включаться в страховой стаж, а в каком не должна; как рассчитывается стаж во время службы в армии; как рассчитывается стаж во время отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и т.д.

2. Правильности заполнения заявлений на выплату пособий и справок-расчетов. Для этого нужно проверить стаж, справки 182Н (они должны быть у вас в оригиналах на время работы сотрудника в вашей организации, сверьте справку 182Н и 2НДФЛ - на соответствие, на практике встречались ситуации, когда в 182 Н ошибочно не включались суммы отпускных выплат, а в справке 2НДФЛ они присутствовали), количество дней больничного, причина больничного (если сотрудник получил больничный из-за проблем со здоровьем вследствии своей алкогольной зависимости, такой больничный рассчитывается в особом порядке).

3. Оплату командировочных расходов (выплаты при однодневных командировках: суточные облагаются взносами, целевые расходы должны быть подтверждены документально)

4. Договоров ГПХ на предмет правильности их оформления с соблюдением всех критериев отличия их от трудовых договоров.

5. Распечатывайте заявления на выплату пособий и заполняйте больничные листы сразу в момент выплаты таких пособий. Дата заявления на выплату пособия должна быть не ранее 5 календарных дней Даты отправки этого заявления в  ФСС для выплаты пособия. Предъявленный к оплате больничный лист должен быть не старше 6 месяцев с момента его закрытия лечебным учреждением (дата выхода на работу).

Минимальный план начислений.

Такого понятия у  ФСС и ПФР нет. Но скорее всего, найдут к чему придраться и постараются доначислить хоть сколько.

По итогам проверки вы получите Акт и Решение о взыскании с указанными реквизитами.

По ошибкам касательно взносов на социальное страхование. а также выплаченным пособиям уточненок сдавать не придется. Если вы неверно рассчитали сумму больничного и по вашей вине ФСС перечислило излишнюю сумму сотруднику, вам будет предложено компенсировать расходы ФСС. По неверно рассчитанным взносам начислят недоимки, пени, штрафы. По взносам в связи с временной нетрудоспособностью оплаты пойдут в ИФНС, по взносам на травматизм - в ФСС.

По ошибкам касательно взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование, выявленным в периодах до 1 января 2017 года придется сдать корректирующую форму РСВ-1 и СЗВ-КОРР в ПФР. Недоимки, пени и штрафы нужно платить в ИФНС.

Как заполнить корректирующую РСВ-1, если ошибка 2016 годы выявлена в результате выездной проверки в 2019 году?

Корректирующая РСВ-1 за 2016 год сдается в ПФР. В ней заполняется строка 120 (сумма перерасчета страховых взносов за предыдущие отчетные (расчетные) периоды), строка 121 (в том числе с сумм превышающих предельную базу). Здесь будут отражаться суммы недоимки по результатам выездной проверки. Соответственно меняется сумма в строке 130 и 150.

СЗВ-КОРР также сдается в ПФР. Здесь нужно выбрать период, за который сдается корректировка (инспектор в решении указывает в каком месяце нужно поправить данные). Например, это декабрь 2016 года. Выбираются сотрудники, по доходам которых сдаются уточненные цифры.

После сдачи уточненных отчетов, обязательно позвоните в фонд и удостоверьтесь, что данные сданы верно.

Удачи!